Ja, het is even wennen. Maar mensen die voor een afspraak naar de polikliniek van het Elkerliek ziekenhuis komen, zullen snel de voordelen ervaren van een nieuwe werkwijze. Digitaal Welkom, zo heet de stap die het ziekenhuis gaat zetten op de weg van de digitalisering. Het doel? De patiënten nóg beter informeren over hun afspraken.

“Het was soms best verwarrend”, weet ook Margot Nooyens, de afdelingsmanager van de poliklinieken van het Elkerliek. “Mensen kregen brieven, werden gebeld, we stuurden sms’jes. Er was geen sprake van uniformiteit want elke poli had zijn eigen werkwijze. We kregen daar vaak vragen over.” Ook bij het Klant Contact Centrum (KCC), het algemene contactpunt voor vragen over de gang van zaken in het ziekenhuis, trokken mensen met enige regelmaat aan de bel. “Het Elkerliek is een ziekenhuis waarin we de aandacht voor de mens centraal stellen”, zegt Stephanie Spierings, senior-medewerker van het KCC. “Mede daarom zijn we aan de slag gegaan met dit thema.”

Efficiënter en veiliger
Veilige zorg en goed geïnformeerde patiënten vormen nu de basis voor het nemen van een nieuwe stap. Een stap waarbij het proces op de poliklinieken verder wordt verbeterd. Belangrijk verschil met hoe het tot nu toe gaat, is het versturen van sms’jes ter bevestiging van een afspraak. Dat gaat in maart veranderen. “We willen actueler, efficiënter en veiliger werken”, zegt Margot Nooyens. “Communiceren via sms past daar niet meer bij.”

Centrale plaats voor MijnElkerliek
Binnenkort gaan patiënten een e-mail ontvangen wanneer er een afspraak is gemaakt in het ziekenhuis. In die mail wordt verwezen naar de digitale omgeving van ‘MijnElkerliek’. “Dat is de centrale plaats waar patiënten zien wanneer ze een afspraak hebben”, aldus Peggy van Stiphout. Zij is als polikliniekassistente Plastische Chirurgie nauw betrokken bij de opzet en uitrol van dit systeem. “In MijnElkerliek vindt de patiënt altijd de meest actuele stand van zaken rondom een afspraak. Er staat bijvoorbeeld in of je je speciaal moet voorbereiden op de afspraak. Misschien moet je nuchter komen, of juist met een volle blaas. Misschien wordt er gevraagd of je makkelijke kleding wilt aandoen. Ook vind je er mogelijk folders die te maken hebben met jouw aandoening of de behandeling of ingreep die gaat plaatsvinden. Al dat soort zaken staat in jouw eigen digitale omgeving.”

Vragenlijsten
Ook is het bij bepaalde poli-afspraken belangrijk om vooraf een vragenlijst in te vullen, zodat de arts beter voorbereid de afspraak ingaat. Margot: “Vragenlijsten staan ook in MijnElkerliek. Je kunt ze makkelijk digitaal invullen en versturen.” En verandert een afspraak? Margot: “Dan krijg je een e-mail waarin we je vragen om in MijnElkerliek te kijken omdat er iets veranderd is.”

Hulp nodig?
Niet iedereen vindt digitale hulpmiddelen even makkelijk. Dat is heel begrijpelijk. Voor die mensen hebben we een Hulploket”, zegt Stephanie. Dat loket is te vinden in de hal van het ziekenhuis in Helmond, meteen rechts naast de hoofdingang. Hier staan medewerkers klaar om je stap voor stap te helpen met alles wat te maken heeft met de digitale omgeving van het Elkerliek. Neem gerust je telefoon of tablet mee, ze kijken graag met je mee en helpen je ook met het installeren.” Ook bij Bibliotheek Helmond – De Peel zijn er speciale spreekuren waar je terecht kunt voor hulp bij het installeren en gebruiken van digitale hulpmiddelen.

Het Hulploket wordt nu al goed gevonden door patiënten. Margot: “Tot nu toe waren we maar één dag per week open, maar dat verruimen we naar drie dagen per week (maandag, dinsdag en donderdag) later mogelijk zelfs naar vijf dagen per week.”

Gastvrij ziekenhuis
Met het Digitaal Welkom zet het Elkerliek ziekenhuis een nieuwe stap op weg naar een nog betere en veiligere patiëntencommunicatie. “Alle info, overzichtelijk en toegankelijk op één plek”, zeggen de drie Elkerliekers nog eens. “Met een aanpak die bij alle poliklinieken hetzelfde is. Hiermee hebben we een belangrijke stap gezet, waar we erg blij mee zijn. Dit is een stevige basis voor een toekomstgerichte en goede communicatie met onze patiënten. En het past helemaal in het gastvrije ziekenhuis dat we willen zijn.”