Transmuraal Incident Melden

• Een TIM-melding gaat over een situatie waarbij een patiënt betrokken is, een probleem in de procedure of herhaling van steeds hetzelfde probleem.

• Bij een TIM-melding staat niet de vergissing van een persoon centraal maar de voorwaarden waaronder mensen werken en de wijze waarop het (zorg)proces is georganiseerd.

• Het gaat niet om meldingen die medicatie betreffen.

• Een TIM-melding is niet bedoeld voor het indienen van klachten. Gebruik hiervoor de daarvoor bestemde klachtenprocedures.

• Let op: De TIM wordt ook niet gebruikt voor calamiteiten. Hiervoor kunt u de gebruikelijke procedures volgen.

Iedere zorgprofessional die werkzaam is in het Elkerliek ziekenhuis of in een huisartspraktijk die is aangesloten bij de regionale Huisartsenvereniging Helmond, kan een (bijna-)incident melden.

De melding gebeurt bij voorkeur door de medewerker die direct bij het incident betrokken was. Andere medewerkers kunnen een (bijna-)incident melden als zij vinden dat de direct betrokkene dit ten onrechte niet zelf meldt. Dit kan alleen met medeweten van de direct betrokken medewerker.

Zowel een zorgprofessional als een patiënt kan een(bijna-)incident als eerste signaleren. Het is belangrijk dat een medewerker dit signaal oppakt en dat dit leidt tot een zo feitelijk en compleet mogelijke melding.

De ernst van het incident wordt vastgesteld op basis van de kenmerken die u aan de melding geeft. De centrale vraag hierbij is of de gebeurtenis heeft geleid tot letsel bij een patiënt.

Wanneer een incident een merkbaar gevolg voor de gezondheid van de patiënt heeft of kan hebben, bespreek het incident dan met de patiënt. Geef uitleg over de stappen die gezet worden gezet om het incident te melden, te herstellen en herhaling te voorkomen.

Via het meldformulier kunt u een incident in de patiëntenzorg in een beveiligde omgeving bij ons melden.

Het invullen van het digitale meldformulier kan binnen een minuut worden gedaan. Het digitale meldformulier bestaat uit verschillende velden. Het invullen van de verplichte velden is voldoende om inzicht in de melding te krijgen.

Wij vragen u om bij het invullen van het meldformulier rekening te houden met de volgende uitgangspunten:

• Meld vanuit de intentie om de zorg en/of de samenwerking te verbeteren en om herhaling van incidenten te voorkomen.

• Meld duidelijk, objectief en zonder oordeel.

• Meld over processen en niet over personen.

• Ga respectvol om met collega's en partners in de zorgketen

• Vul alleen gegevens in die relevant zijn voor het doel van de melding. Persoonsgegevens van de patiënt worden daarom zoveel mogelijk geanonimiseerd, tenzij deze gegevens belangrijk zijn voor de analyse van het (bijna-)incident of als terugkoppeling aan de patiënt is afgesproken. Als patiëntgegevens moeten worden doorgegeven, gebruik dan een veilige mailverbinding.

• Probeer de betrokkenen te laten weten dat er een melding wordt gedaan.

• Stuur geen gevoelige informatie of bijlagen mee met de melding. Gebruik hiervoor een beveiligd e-mailadres.

• Neem bij vragen contact op met de TIM-coördinator.

Meldingen over transmurale incidenten zijn vertrouwelijk. Informatie over een melding wordt nooit verstrekt aan derden die niet betrokken zijn bij het incident. De TIM-coördinator heeft een geheimhoudingsplicht en behandelt uw meldingen overeenkomstig.

De melding wordt ontvangen door de coördinator Transmurale Incident Meldingen (TIM-coördinator). Binnen tien werkdagen neemt de TIM-coördinator de melding in behandeling, beoordeelt de inhoud en wijst deze toe aan de zorgprofessional, afdeling of praktijk waar het incident heeft plaatsgevonden. De TIM-coördinator zorgt voor monitoring van de binnenkomende meldingen en voor terugkoppeling naar betrokkenen via beveiligde verbindingen.

Het kan zijn dat de TIM-coördinator contact met u opneemt om meer informatie te krijgen over het incident. Zo kan de betrokken afdeling of praktijk een goede analyse van het (bijna-)incident maken.

Vervolgens wordt onderzocht hoe vergelijkbare situaties in de toekomst kunnen worden voorkomen en worden verbetermaatregelen genomen.

Binnen zes weken na de melding geeft de TIM-coördinator een terugkoppeling over de status van de melding en de verwachte periode tot afhandeling van de melding. 

De TIM-coördinator verzamelt en analyseert de meldingen en bespreekt deze in de TIM-commissie. In deze commissie zitten, naast de TIM-coördinator, ook een afgevaardigde van de Regionale Huisartsenvereniging en de Medische Staf van het Elkerliek.

De TIM-commissie komt ongeveer vier keer per jaar bijeen en doet op basis van de aard van de meldingen gerichte aanbevelingen om zorg en beleid te verbeteren, zowel richting zorgverleners als bestuurders. Deze aanbevelingen worden gecommuniceerd via de relevante communicatiemiddelen voor de betrokken zorgverleners.

Daarnaast zorgt de TIM-commissie voor het afstemmen en oplossen van knelpunten in de meldingsprocedure.